Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Возврат некачественного товара: инструкция

Порядок действий по возврату на законодательном уровне не регламентирован. Участники сделки вправе самостоятельно закрепить порядок, при котором осуществляется возврат некачественного товара поставщику, это отражается в контракте или дополнительном соглашении к нему. В зависимости от особенностей предмета поставки порядок меняется:

1. Определяем целостность упаковки или тары (в момент приемки проверяется наличие повреждений упаковки; отсутствие нарушений пломб).
2. Проверяем качество и комплектность (соответствие груза оформленным соглашениям; при технически сложном грузе — наличие всех составных частей).
3. Оформляем документ о несоответствии (в случае обнаружения недостатков оформляем акт).
4. Оформляем вызов представителя (если представитель поставщика не присутствует в момент приемки, вызываем его посредством уведомления; порядок и форму уведомления стороны определяют самостоятельно).
5. Оформляем двухсторонний акт (по прибытии представителя поставщика для осмотра составляем двухсторонний акт; в акте фиксируется характер и степень повреждений; прикладываются фотоматериалы).
6. Передаем товар поставщику (в момент подписания акта с дефектами производится передача груза).
7. Подписание соглашения (если характер груза имеет особенности, стороны вправе согласовать условия возврата в письменном соглашении; оформляется дополнительный документ к основному контракту или договор возврата товара поставщику между первоначальными участниками правоотношений).

Как правильно оформить документы на возврат любого товара поставщику

Рекомендуем верно составить документацию. Чтобы понять, какие бумаги готовить и отправлять подрядчику, следует выяснить, передались ли права собственности на объект к приобретающей стороне. Если еще не перешли, то все будет максимально просто.

Существует всего 3 возможных сценария:

• выявили одновременно с принятием — не нужно принимать такую продукцию;

• определили несоответствие не сразу;

• по договоренности подрядчик регулярно забирает сомнительный груз и тот, что не успели распродать в сроках реализации.

Как документально вернуть нереализованное

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

• ТОРГ-12;

• счет-фактура.

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель — подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Проблемы с НДС у «упрощенцев» при возврате товаров

Проблемы с учетом возврата товаров могут возникнуть как у их поставщика, так и у покупателей в том случае, если один из них работает на ОСНО, а второй – на упрощенке или ЕНВД.

Если магазин находится на УСН, то при возвращении некачественной продукции поставщик может создать корректирующий счет-фактуру, написав в нем другое количество номенклатуры. Операция по обратной поставке брака в этом случае будет основанием для принятия НДС к вычету.

При возвращении качественной продукции розничный магазин на спецрежиме не имеет права делать счет-фактуру, а поставщик не может корректировать этот документ, чтобы принять НДС к вычету. Легального выхода из этой ситуации нет. Поставщик всегда окажется в проигрыше. Единственным приемлемым вариантом решения проблемы является учет данной операции, как возвращения бракованной продукции. Однако этот вариант напрямую зависит от характера взаимоотношений между контрагентами.

Таким образом, поставщики на ОСНО должны тщательно оговаривать условия возвращения продукции при работе с предпринимателями на спецрежимах. Ведь возможны случаи, когда за обратную поставку нужно будет заплатить лишние налоги.

Бухгалтерские записи о браке

Теперь рассмотрим, какие проводки следует отразить продавцу, чей покупатель выставил претензию о браке. Мы упоминали, что, по нашему мнению, наиболее правильным является вариант со сторнированием ранее произведенных записей. Это будет выглядеть следующим образом:

Дебет 62 Кредит 90 – сторнируется выручка, приходящаяся на бракованный товар;

Дебет 90 Кредит 68 – сторнируется НДС (но на основании корректировочного счета-фактуры эта сумма отражается в книге покупок);

Дебет 90 Кредит 41 – сторнируется покупная стоимость бракованного товара.

Далее мы считаем, что покупную стоимость бракованного товара следует отнести на счет учета недостач и потерь, т.е. счет 94:

Дебет 94 Кредит 41 – списана стоимость брака на потери от недостач и потерь.

Если иностранный поставщик не компенсирует компании потери в виде расходов, которые были понесены ею при импорте товара (таможенные платежи, доставка страхование и пр.) и которые формировали фактическую себестоимость товаров, проводки будут следующие:

Дебет 76 Кредит 94 – часть потерь отнесена на счет иностранного поставщика (в размере стоимости товара, уплаченной иностранному поставщику);

Дебет 91.02 Кредит 94 – некомпенсируемая часть потерь отнесена на прочие расходы (в размере разницы между фактической себестоимостью товаров и стоимостью товаров, уплаченной поставщику).

В налоговом учете доходы от реализации необходимо уменьшить на сумму выручки в части брака, а расходы – на его покупную стоимость.

Что касается части потерь, не компенсируемой иностранным поставщиком, мы бы не рекомендовали относить их на расходы в целях налогового учета. Это вызвано тем, что согласно сформировавшейся позиции Минфина и налоговых органов потери от брака на основании пп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ могут учитывать только производители товаров (письма Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387, от 04.09.2015 № 03-03-06/51225, постановление ФАС Поволжского округа от 17.10.2013 по делу № А72-11639/2012). Иными словами, торговые организации учитывать потери от брака в целях налога на прибыль не могут.

Списывать расходы по иному основанию (ссылаясь на открытый перечень расходов), по нашему мнению, тоже рискованно, поскольку в данной ситуации потери были понесены по вине иностранного поставщика, соответственно, на него должны были возлагаться обязанности по компенсации. И если в его обязанности входила только замена, без возмещения организации сопутствующих расходов, то расходы организации вряд ли можно считать обоснованными, т.е. отвечающими условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Какими документами оформить возврат товара поставщику

Покупатель со своей стороны должен подготовить документы, подтверждающие обоснованность возврата товара продавцу в рамках того же договора, по которому была осуществлена поставка. Причины, по которым товар снова оказался у производителя, и конкретные пункты договора, применимые к сложившимся обстоятельствам, указываются в соглашении о расторжении договора или в уведомлении о расторжении договора в одностороннем порядке. Если каждая поставка продукции согласуется отдельным приложением к договору, вместо документа о прекращении договора контрагенты указывают новые обстоятельства сделки в дополнительном соглашении об изменении договора.

Накладную потребитель составляет, когда уже принял продукцию. Если вдруг решил отказаться от товара прямо в процессе его приемки, отдельный документ на возврат оформлять не нужно – данные об уменьшении стоимости фиксируются в накладной поставщика. Накладную можно использовать по форме ТОРГ-12, либо разработать самостоятельно с учетом требований законодательства.

Если обнаружился бракованный товар, покупателю придется направить контрагенту документ о несоответствии товара завяленному по качеству. Его образец может быть закреплен договором, учетной политикой компании или можно воспользоваться актами по формам ТОРГ-2, М-7.

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

1. Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
2. Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
3. Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
4. Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
5. Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Возврат качественного товара поставщику

Не только обнаружение дефектов в товаре дает покупателю право вернуть его поставщику. Законом предусмотрены и такие основания для возврата качественного товара:

• на товар могут претендовать другие лица (ст. 460 ГК РФ);
• поставщик вовремя не передал покупателю необходимые документы и принадлежности к товару (ст. 464 ГК РФ);
• товар передан в большем или меньшем количестве, чем полагалось (ст. 466 ГК РФ);
• не был соблюден ассортимент поставленного товара или части товара (ст. 468 ГК РФ);
• поставщик передал некомплектный товар и недоукомплектовал его в установленный срок (ст. 480 ГК РФ);
• тара или упаковка не отвечает предъявляемым к ней требованиям (ст. 482 ГК РФ).

Этот список не исчерпывающий. Сторонам не запрещается пополнить его собственными основаниями для возврата товара. Помимо этого, принцип свободы договора предоставляет им право договориться о том, что товар может быть возвращен в отсутствие каких-либо оснований. Так, например, договор поставки может предусматривать, что товар, который не был реализован потребителям в отведенный на это срок, может быть возвращен поставщику. При этом можно указать какое-либо формальное обоснование для возврата:

• отсутствие спроса;
• истечение срока годности;
• окончание сезона и т. п.

Пошлина на доход при возврате некачественного продукта

Существуют некоторые нюансы, если продажа и возвращение потребителем низкокачественного товара приходится на период действующего налогового срока. На этом этапе компании-поставщику нужно сократить размер суммы, подлежащей возврату. При этом общую величину понесенных затрат включают в стоимость покупки данного товара. Такое положение определено статьями 268 и 273. Согласно им вносить правки в декларации за подотчетные периоды прошлых сроков недопустимо. При составлении базиса периода прошлых отчетов никаких ошибок не должно быть допущено.

При оформлении бухгалтерской документации по налогам компания-покупатель не учитывает стоимость данной продукции. В книге доходов и расходов никаких записей быть не должно. Если сумма оплаты товара с выявленным браком уже внесена в общий реестр, надлежит внести корректировки. Это прописано в статье 81, где также указано, что сами поправки необходимо отразить в отчетах по доходам-расходам того налогового периода, когда эти ошибки были допущены.

В БУ порядок отражения возврата покупателем зависит от момента обнаружения брака. Если несоответствия выявлены до принятия к учету ценностей, то составляется акт, и товар возвращается поставщику. Право собственности остается за продавцом. Покупатель оприходует товар на забалансовый счет 002 «ТМЦ на ответственном хранении», а при возврате – списывает их с кредита. Проводкой ДТ51 КТ76 отражается получение денег от поставщика по претензии. Таким образом, в БУ нужно отобразить всего три операции:

• Зарегистрировать накладную на поступление ценностей.
• Оформить списание товара.
• Отразить выписку из банка на поступление денег.

Если брак обнаружен после оприходования, поставщику выставляется акт несоответсвия. Все последующие операции отображаются на субсчете 76.6 «Расчеты по претензиям».

Возврат товара физическим лицом

Порядок расчетов по договорам розничной купли-продажи регулируется гл. 30 ГК РФ. Возврату не подлежат текстиль, парфюмерия, ювелирные изделия и др. В остальных случаях продавец не может отказаться от принятия проданных ценностей. Рассмотрим детальнее, как оформляется возврат товара.

ООО продало платье по цене 2,5 тыс. руб. На следующий день покупатель вернул товар, так как на нем был брак, и получил обратно деньги. Оформим возврат товара поставщику. Проводки:

• ДТ76 КТ90.1 -2,5 тыс. руб. – сторно выручки от реализации.
• ДТ90.2 КТ41 – 2 тыс. руб. – отражена покупная стоимость товара.
• ДТ90.3 КТ68 — 381,36 руб. – учтен НДС.
• ДТ76 КТ50 — 2500 руб. – возвращены покупателю деньги.
• ДТ41 КТ76 – 2000 руб. – оприходован товар.
• ДТ90.2 КТ42 – 0,5 тыс. руб. – восстановлена торговая надбавка.

Как отразить в декларации по НДС возврат товара от покупателя

Порядок отображения возврата товара от покупателя в декларации по НДС напрямую зависит от причин возврата.

Если товар не был принят покупателем, то есть право собственности на товар так и не перешло, то выручка по отгруженному товару отображается в декларации по НДС (заполняется строка 010 – 020 раздела 3 декларации по НДС). При возврате товара идет вычет НДС на сумму возвращенного товара – основанием является корректировочный счет-фактура поставщика.

Если товар все же был поставлен покупателем на учет, то необходимо проводить «обратную реализацию». Изначально необходимо отобразить выручку от реализации в строке 010 – 020 раздела 3 декларации по НДС, а по факту возврата товара необходимо отобразить вычет НДС, но только на основании счета-фактуры составленного уже его покупателем.

Фрагмент претензионного письма

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Претензия ¦
¦ о поставке некачественного товара ¦
¦ ¦
¦ На основании договора N 25 от 12 марта 2011 г. и накладной N 25 от 5¦
¦апреля 2011 г. ваша организация в наш адрес поставила партию¦
¦посудомоечных машин марки SAMSUNG S125 в количестве 15 штук на общую¦
¦сумму 150 000 руб. ¦
¦ При приемке товара было установлено, что поставленный товар не¦
¦соответствует требованиям качества, определенным сторонами в договоре.¦
¦Этот факт подтвержден актом приемки товара от 5 апреля 2011 г., который¦
¦составлен с участием представителя ООО "Ромашка". ¦
¦ Согласно данному акту всего выявлено некачественного товара:¦
¦стиральные машины марки SAMSUNG S125 в количестве 10 штук, который не¦
¦представляется возможным использовать по прямому назначению. ¦
¦ На основании вышеизложенного некачественный товар подлежит возврату,¦
¦а сумму ранее перечисленных денежных средств в размере 150 000 руб.¦
¦просим перечислить по реквизитам, указанным в договоре. ¦
¦ В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии¦
¦наша организация будет вынуждена обратиться с иском в арбитражный суд. ¦
¦ Приложения: ¦
¦ 1. Копия договора поставки товара (продукции) N 25 от 12.03.2011. ¦
¦ 2. Копия накладной на товар N 25 от 05.04.2011. ¦
¦ 3. Копия платежного поручения на оплату товара N 56 от 04.04.2011. ¦
¦ 4. Копия акта приемки товара N 25 от 05.04.2011. ¦
¦ 5. Расчет суммы убытков. ¦
¦ ¦
¦ 5 апреля 2011 г. Иванов П.Р.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 2

Моментом признания в бухгалтерском учете претензии будет являться дата вступления в законную силу решения суда об удовлетворении претензии либо дата соглашения между покупателем и поставщиком о возмещении претензии в добровольном порядке — в случае признания претензии поставщиком. Аналогично признается претензия и в налоговом учете.

Похожие записи:

• Мировое соглашение на стадии исполнительного производства в 2023
• Пособия за 4 ребенка в 2024 году Киров
• Правила продажи автомобиля в 2023 году: как безопасно продать авто